How can I copy an existing controlled document to create a new one?
Support accurate, controlled Document Management operations by completing controlled document and document review work with complete master data, traceable approvals, and reliable downstream reporting.
دعم عمليات إدارة المستندات والوثائق الرقمية بدقة ورقابة من خلال استكمال بيانات وثيقة مضبوطة ومراجعة وثيقة واعتماداتها القابلة للتتبع وضمان موثوقية التقارير اللاحقة.
Business objective • هدف العمل
Support accurate, controlled Document Management operations by completing controlled document and document review work with complete master data, traceable approvals, and reliable downstream reporting.
دعم عمليات إدارة المستندات والوثائق الرقمية بدقة ورقابة من خلال استكمال بيانات وثيقة مضبوطة ومراجعة وثيقة واعتماداتها القابلة للتتبع وضمان موثوقية التقارير اللاحقة.
Detailed steps • خطوات التنفيذ التفصيلية
- Open Document Management → Setup & Operations → controlled document. Choose New to open a clean entry screen.افتح إدارة الوثائق ← الإعدادات والعمليات ← وثيقة مضبوطة. اختر جديد لفتح شاشة إدخال فارغة.
- Select the company/branch context and enter the identifying values before completing descriptive or optional fields.حدد سياق الشركة والفرع وأدخل القيم التعريفية قبل استكمال الحقول الوصفية أو الاختيارية.
- Complete the screen fields shown in the field guide. Select values from lookup controls to preserve valid system codes.استكمل حقول الشاشة الموضحة في دليل الحقول. اختر القيم من أدوات البحث للحفاظ على رموز النظام الصحيحة.
- Choose Validate and resolve every red or warning message. Attach supporting documents when the company policy requires evidence.اختر تحقق وعالج كل رسالة حمراء أو تحذيرية. أرفق المستندات المؤيدة عندما تتطلب سياسة الشركة ذلك.
- Choose Save, note the generated record number, then Submit for Approval if workflow is enabled. Confirm the status becomes Active or Approved.اختر حفظ وسجّل رقم السجل الناتج ثم أرسل للاعتماد إذا كان سير العمل مفعلاً. تأكد من تحول الحالة إلى نشط أو معتمد.
Real menu screenshot captured from the authorized syrone.local demonstration environment; labels and options may vary by tenant. • لقطة حقيقية من بيئة العرض المحلية المصرح بها على syrone.local؛ وقد تختلف التسميات والخيارات حسب إعدادات العميل.
Screen field-entry guide • دليل إدخال الحقول
| Field / الحقل | Requirement / المتطلب | What to enter / ما يجب إدخاله |
|---|---|---|
| Document Number رقم الوثيقة | Required / مطلوب | Enter the approved document number exactly as defined by company policy. أدخل رقم الوثيقة المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Title العنوان | Required / مطلوب | Enter the approved title exactly as defined by company policy. أدخل العنوان المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Category الفئة | Required / مطلوب | Enter the approved category exactly as defined by company policy. أدخل الفئة المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Version الإصدار | Required / مطلوب | Enter the approved version exactly as defined by company policy. أدخل الإصدار المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Owner المالك | Conditional / مشروط | Complete owner when it applies to this record or transaction. استكمل المالك عندما ينطبق على السجل أو المعاملة. |
| Retention Period فترة الاستبقاء | Conditional / مشروط | Complete retention period when it applies to this record or transaction. استكمل فترة الاستبقاء عندما ينطبق على السجل أو المعاملة. |
Expected result • النتيجة المتوقعة
The record is saved with a unique reference, a valid status, complete audit history, and any required workflow or connected-module reference.
يُحفظ السجل برقم مرجعي فريد وحالة صحيحة وسجل تدقيق مكتمل مع مرجع سير العمل أو الوحدة المرتبطة عند الحاجة.
Troubleshooting • معالجة الأخطاء
If the action is unavailable, confirm company/branch context, open period, record ownership, required fields, workflow status, and role permissions. Use the validation log rather than repeatedly resubmitting unchanged data.
إذا لم يكن الإجراء متاحاً فتحقق من سياق الشركة والفرع والفترة المفتوحة وملكية السجل والحقول المطلوبة وحالة سير العمل وصلاحيات الدور. استخدم سجل التحقق ولا تكرر الإرسال دون تصحيح البيانات.