Which Excel fields are required to upload controlled document records?
Support accurate, controlled Document Management operations by completing controlled document and document review work with complete master data, traceable approvals, and reliable downstream reporting.
دعم عمليات إدارة المستندات والوثائق الرقمية بدقة ورقابة من خلال استكمال بيانات وثيقة مضبوطة ومراجعة وثيقة واعتماداتها القابلة للتتبع وضمان موثوقية التقارير اللاحقة.
Business objective • هدف العمل
Support accurate, controlled Document Management operations by completing controlled document and document review work with complete master data, traceable approvals, and reliable downstream reporting.
دعم عمليات إدارة المستندات والوثائق الرقمية بدقة ورقابة من خلال استكمال بيانات وثيقة مضبوطة ومراجعة وثيقة واعتماداتها القابلة للتتبع وضمان موثوقية التقارير اللاحقة.
Detailed steps • خطوات التنفيذ التفصيلية
- Open Document Management → Data Management → Import and select the controlled document screen template.افتح إدارة الوثائق ← إدارة البيانات ← الاستيراد ثم اختر قالب شاشة وثيقة مضبوطة.
- Choose Download Sample. Keep the column names unchanged and preserve the code/date formats shown in the sample row.اختر تنزيل النموذج. لا تغيّر أسماء الأعمدة وحافظ على تنسيقات الرموز والتواريخ الظاهرة في صف المثال.
- Complete the required columns: Document Number, Title, Category, Version, Owner, Retention Period. Use system codes—not display descriptions—for controlled lists.استكمل الأعمدة المطلوبة: رقم الوثيقة، العنوان، الفئة، الإصدار، المالك، فترة الاستبقاء. استخدم رموز النظام وليس الوصف الظاهر للقوائم المقيدة.
- Save the workbook as XLSX, upload it, and run Validate Only first. Review the row number, field, and reason in the validation log.احفظ المصنف بصيغة XLSX وارفعه ثم شغّل التحقق فقط أولاً. راجع رقم الصف والحقل وسبب الخطأ في سجل التحقق.
- Correct rejected rows, upload the corrected file, then choose Import Valid Rows. Confirm the success count and open the created records.صحح الصفوف المرفوضة وارفع الملف المصحح ثم اختر استيراد الصفوف الصحيحة. تأكد من عدد السجلات الناجحة وافتح السجلات المنشأة.
Real menu screenshot captured from the authorized syrone.local demonstration environment; labels and options may vary by tenant. • لقطة حقيقية من بيئة العرض المحلية المصرح بها على syrone.local؛ وقد تختلف التسميات والخيارات حسب إعدادات العميل.
Screen field-entry guide • دليل إدخال الحقول
| Field / الحقل | Requirement / المتطلب | What to enter / ما يجب إدخاله |
|---|---|---|
| Document Number رقم الوثيقة | Required / مطلوب | Enter the approved document number exactly as defined by company policy. أدخل رقم الوثيقة المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Title العنوان | Required / مطلوب | Enter the approved title exactly as defined by company policy. أدخل العنوان المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Category الفئة | Required / مطلوب | Enter the approved category exactly as defined by company policy. أدخل الفئة المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Version الإصدار | Required / مطلوب | Enter the approved version exactly as defined by company policy. أدخل الإصدار المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Owner المالك | Conditional / مشروط | Complete owner when it applies to this record or transaction. استكمل المالك عندما ينطبق على السجل أو المعاملة. |
| Retention Period فترة الاستبقاء | Conditional / مشروط | Complete retention period when it applies to this record or transaction. استكمل فترة الاستبقاء عندما ينطبق على السجل أو المعاملة. |
Expected result • النتيجة المتوقعة
The record is saved with a unique reference, a valid status, complete audit history, and any required workflow or connected-module reference.
يُحفظ السجل برقم مرجعي فريد وحالة صحيحة وسجل تدقيق مكتمل مع مرجع سير العمل أو الوحدة المرتبطة عند الحاجة.
Troubleshooting • معالجة الأخطاء
If the action is unavailable, confirm company/branch context, open period, record ownership, required fields, workflow status, and role permissions. Use the validation log rather than repeatedly resubmitting unchanged data.
إذا لم يكن الإجراء متاحاً فتحقق من سياق الشركة والفرع والفترة المفتوحة وملكية السجل والحقول المطلوبة وحالة سير العمل وصلاحيات الدور. استخدم سجل التحقق ولا تكرر الإرسال دون تصحيح البيانات.