Which Excel fields are required to upload vehicle records?
Support accurate, controlled Fleet & Vehicle Management operations by completing vehicle and vehicle assignment work with complete master data, traceable approvals, and reliable downstream reporting.
دعم عمليات إدارة الأسطول والمركبات بدقة ورقابة من خلال استكمال بيانات مركبة وتكليف مركبة واعتماداتها القابلة للتتبع وضمان موثوقية التقارير اللاحقة.
Business objective • هدف العمل
Support accurate, controlled Fleet & Vehicle Management operations by completing vehicle and vehicle assignment work with complete master data, traceable approvals, and reliable downstream reporting.
دعم عمليات إدارة الأسطول والمركبات بدقة ورقابة من خلال استكمال بيانات مركبة وتكليف مركبة واعتماداتها القابلة للتتبع وضمان موثوقية التقارير اللاحقة.
Detailed steps • خطوات التنفيذ التفصيلية
- Open Fleet Management → Data Management → Import and select the vehicle screen template.افتح إدارة الأسطول ← إدارة البيانات ← الاستيراد ثم اختر قالب شاشة مركبة.
- Choose Download Sample. Keep the column names unchanged and preserve the code/date formats shown in the sample row.اختر تنزيل النموذج. لا تغيّر أسماء الأعمدة وحافظ على تنسيقات الرموز والتواريخ الظاهرة في صف المثال.
- Complete the required columns: Vehicle Number, Plate, Make/Model, Driver, Odometer, Insurance Expiry. Use system codes—not display descriptions—for controlled lists.استكمل الأعمدة المطلوبة: رقم المركبة، اللوحة، النوع/الطراز، السائق، عداد المسافة، انتهاء التأمين. استخدم رموز النظام وليس الوصف الظاهر للقوائم المقيدة.
- Save the workbook as XLSX, upload it, and run Validate Only first. Review the row number, field, and reason in the validation log.احفظ المصنف بصيغة XLSX وارفعه ثم شغّل التحقق فقط أولاً. راجع رقم الصف والحقل وسبب الخطأ في سجل التحقق.
- Correct rejected rows, upload the corrected file, then choose Import Valid Rows. Confirm the success count and open the created records.صحح الصفوف المرفوضة وارفع الملف المصحح ثم اختر استيراد الصفوف الصحيحة. تأكد من عدد السجلات الناجحة وافتح السجلات المنشأة.
Real menu screenshot captured from the authorized syrone.local demonstration environment; labels and options may vary by tenant. • لقطة حقيقية من بيئة العرض المحلية المصرح بها على syrone.local؛ وقد تختلف التسميات والخيارات حسب إعدادات العميل.
Screen field-entry guide • دليل إدخال الحقول
| Field / الحقل | Requirement / المتطلب | What to enter / ما يجب إدخاله |
|---|---|---|
| Vehicle Number رقم المركبة | Required / مطلوب | Enter the approved vehicle number exactly as defined by company policy. أدخل رقم المركبة المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Plate اللوحة | Required / مطلوب | Enter the approved plate exactly as defined by company policy. أدخل اللوحة المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Make/Model النوع/الطراز | Required / مطلوب | Enter the approved make/model exactly as defined by company policy. أدخل النوع/الطراز المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Driver السائق | Required / مطلوب | Enter the approved driver exactly as defined by company policy. أدخل السائق المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Odometer عداد المسافة | Conditional / مشروط | Complete odometer when it applies to this record or transaction. استكمل عداد المسافة عندما ينطبق على السجل أو المعاملة. |
| Insurance Expiry انتهاء التأمين | Conditional / مشروط | Complete insurance expiry when it applies to this record or transaction. استكمل انتهاء التأمين عندما ينطبق على السجل أو المعاملة. |
Expected result • النتيجة المتوقعة
The record is saved with a unique reference, a valid status, complete audit history, and any required workflow or connected-module reference.
يُحفظ السجل برقم مرجعي فريد وحالة صحيحة وسجل تدقيق مكتمل مع مرجع سير العمل أو الوحدة المرتبطة عند الحاجة.
Troubleshooting • معالجة الأخطاء
If the action is unavailable, confirm company/branch context, open period, record ownership, required fields, workflow status, and role permissions. Use the validation log rather than repeatedly resubmitting unchanged data.
إذا لم يكن الإجراء متاحاً فتحقق من سياق الشركة والفرع والفترة المفتوحة وملكية السجل والحقول المطلوبة وحالة سير العمل وصلاحيات الدور. استخدم سجل التحقق ولا تكرر الإرسال دون تصحيح البيانات.