How can I upload portal account records from Excel?
Support accurate, controlled Vendor & Client Portals operations by completing portal account and portal service request work with complete master data, traceable approvals, and reliable downstream reporting.
دعم عمليات بوابات العملاء والموردين بدقة ورقابة من خلال استكمال بيانات حساب بوابة وطلب خدمة بوابة واعتماداتها القابلة للتتبع وضمان موثوقية التقارير اللاحقة.
Business objective • هدف العمل
Support accurate, controlled Vendor & Client Portals operations by completing portal account and portal service request work with complete master data, traceable approvals, and reliable downstream reporting.
دعم عمليات بوابات العملاء والموردين بدقة ورقابة من خلال استكمال بيانات حساب بوابة وطلب خدمة بوابة واعتماداتها القابلة للتتبع وضمان موثوقية التقارير اللاحقة.
Detailed steps • خطوات التنفيذ التفصيلية
- Open Portal Workspaces → Data Management → Import and select the portal account screen template.افتح مساحات عمل البوابات ← إدارة البيانات ← الاستيراد ثم اختر قالب شاشة حساب بوابة.
- Choose Download Sample. Keep the column names unchanged and preserve the code/date formats shown in the sample row.اختر تنزيل النموذج. لا تغيّر أسماء الأعمدة وحافظ على تنسيقات الرموز والتواريخ الظاهرة في صف المثال.
- Complete the required columns: Party Type, Party Code, User Email, Workspace, Access Role, Expiry Date. Use system codes—not display descriptions—for controlled lists.استكمل الأعمدة المطلوبة: نوع الجهة، رمز الجهة، بريد المستخدم، مساحة العمل، دور الوصول، تاريخ الانتهاء. استخدم رموز النظام وليس الوصف الظاهر للقوائم المقيدة.
- Save the workbook as XLSX, upload it, and run Validate Only first. Review the row number, field, and reason in the validation log.احفظ المصنف بصيغة XLSX وارفعه ثم شغّل التحقق فقط أولاً. راجع رقم الصف والحقل وسبب الخطأ في سجل التحقق.
- Correct rejected rows, upload the corrected file, then choose Import Valid Rows. Confirm the success count and open the created records.صحح الصفوف المرفوضة وارفع الملف المصحح ثم اختر استيراد الصفوف الصحيحة. تأكد من عدد السجلات الناجحة وافتح السجلات المنشأة.
Real menu screenshot captured from the authorized syrone.local demonstration environment; labels and options may vary by tenant. • لقطة حقيقية من بيئة العرض المحلية المصرح بها على syrone.local؛ وقد تختلف التسميات والخيارات حسب إعدادات العميل.
Screen field-entry guide • دليل إدخال الحقول
| Field / الحقل | Requirement / المتطلب | What to enter / ما يجب إدخاله |
|---|---|---|
| Party Type نوع الجهة | Required / مطلوب | Enter the approved party type exactly as defined by company policy. أدخل نوع الجهة المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Party Code رمز الجهة | Required / مطلوب | Enter the approved party code exactly as defined by company policy. أدخل رمز الجهة المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| User Email بريد المستخدم | Required / مطلوب | Enter the approved user email exactly as defined by company policy. أدخل بريد المستخدم المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Workspace مساحة العمل | Required / مطلوب | Enter the approved workspace exactly as defined by company policy. أدخل مساحة العمل المعتمد تماماً وفق سياسة الشركة. |
| Access Role دور الوصول | Conditional / مشروط | Complete access role when it applies to this record or transaction. استكمل دور الوصول عندما ينطبق على السجل أو المعاملة. |
| Expiry Date تاريخ الانتهاء | Conditional / مشروط | Complete expiry date when it applies to this record or transaction. استكمل تاريخ الانتهاء عندما ينطبق على السجل أو المعاملة. |
Expected result • النتيجة المتوقعة
The record is saved with a unique reference, a valid status, complete audit history, and any required workflow or connected-module reference.
يُحفظ السجل برقم مرجعي فريد وحالة صحيحة وسجل تدقيق مكتمل مع مرجع سير العمل أو الوحدة المرتبطة عند الحاجة.
Troubleshooting • معالجة الأخطاء
If the action is unavailable, confirm company/branch context, open period, record ownership, required fields, workflow status, and role permissions. Use the validation log rather than repeatedly resubmitting unchanged data.
إذا لم يكن الإجراء متاحاً فتحقق من سياق الشركة والفرع والفترة المفتوحة وملكية السجل والحقول المطلوبة وحالة سير العمل وصلاحيات الدور. استخدم سجل التحقق ولا تكرر الإرسال دون تصحيح البيانات.